Главная Услуги Статьи Тарифы Контакты 8-999-469-5599
К списку статей
Главная›Статьи›Кадровый учёт для малого бизнеса — что п

Кадровый учёт для малого бизнеса — что проверяет трудовая инспекция

22 сентября 2026  ·  ЦОН, Новосибирск  ·  7 минут
Трудовая инспекция (ГИТ) штрафует не только крупные компании. Малый бизнес попадает под проверки всё чаще — и штрафы достигают 1 млн рублей. Разбираем какие документы обязательны, что смотрят в первую очередь и как подготовиться.

Кадровый учёт обязателен с первого сотрудника

Неважно сколько у вас человек — один или сто. Как только вы наняли первого сотрудника, вы обязаны вести кадровое делопроизводство в полном объёме. Размер бизнеса и система налогообложения роли не играют.

Важно в 2026 году: популярная схема «оформим самозанятым» больше не работает при постоянном сотрудничестве. Трудовая инспекция и ФНС активно выявляют подмену трудовых отношений договорами с самозанятыми. Штраф — до 100 000 ₽ за каждого такого «самозанятого».

Обязательные документы — минимальный набор

Это то, что инспектор запросит в первую очередь:

  • Трудовые договоры — письменные, с каждым сотрудником, в двух экземплярах
  • Приказы по личному составу — о приёме, переводе, увольнении
  • Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
  • Положение об оплате труда
  • Положение о защите персональных данных
  • Штатное расписание
  • График отпусков — утверждается не позднее чем за 2 недели до нового года
  • Трудовые книжки или сведения об электронной трудовой
  • Личные карточки сотрудников (Т-2)
  • Табель учёта рабочего времени
Документы по личному составу, созданные после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет. Уничтожить их раньше срока — отдельное нарушение.

Что проверяют в первую очередь

Трудовые договоры

Самая частая ошибка — договор подписан, но в нём нет обязательных условий: размер оклада, режим работы, место работы, условия труда. Или сотрудник работает, а договор не подписан вовсе. Штраф — от 50 000 до 100 000 ₽ за каждый случай.

Зарплата — сроки и размер

Зарплата должна выплачиваться не реже двух раз в месяц. Конкретные даты должны быть прописаны в ПВТР или трудовом договоре. Размер — не ниже МРОТ (в 2026 году — 22 440 ₽). Задержка зарплаты даже на один день — нарушение.

Охрана труда

Каждый сотрудник должен пройти вводный инструктаж при приёме и инструктаж на рабочем месте. Факт проведения фиксируется в журнале с подписью сотрудника. Для ряда должностей обязательны медосмотры и специальная оценка условий труда (СОУТ).

Воинский учёт

С 2024 года требования резко ужесточились. Каждая организация с сотрудниками-мужчинами обязана вести воинский учёт: назначить ответственного, уведомлять военкомат о приёме и увольнении, проверять военные билеты. Штрафы в 2026 году — от 40 000 до 500 000 ₽.

Таблица штрафов

НарушениеШтраф для ИПШтраф для ООО
Нет трудового договора5 000–10 000 ₽50 000–100 000 ₽
Нарушение сроков выплаты зарплаты1 000–5 000 ₽30 000–50 000 ₽
Нет ПВТР, положения об оплате1 000–5 000 ₽30 000–50 000 ₽
Нет инструктажа по охране труда15 000–25 000 ₽110 000–130 000 ₽
Подмена трудовых отношений10 000–20 000 ₽50 000–100 000 ₽
Повторное нарушениедо 40 000 ₽до 200 000 ₽
Важно: штрафы суммируются. За одну проверку при нескольких нарушениях общая сумма может превысить 1 млн рублей.

Виды проверок ГИТ

Плановые

Проводятся по графику который публикуется на сайте Роструда и в реестре Генпрокуратуры. Для малого бизнеса — не чаще раза в 3 года. Выездная проверка для малых предприятий — не более 50 часов в год.

Внеплановые

Поводом служит жалоба сотрудника — о задержке зарплаты, незаконном увольнении, нарушении условий труда. О внеплановой проверке могут не предупреждать заранее.

Узнать — есть ли ваша компания в плане проверок — можно на сайте proverki.gov.ru. Проверяйте в начале каждого года.

Как подготовиться заранее

  1. Проверьте наличие всех обязательных локальных актов (ПВТР, положение об оплате, защита ПД)
  2. Убедитесь что трудовые договоры подписаны и содержат все обязательные условия
  3. Проверьте что зарплата выплачивается два раза в месяц в установленные даты
  4. Убедитесь что все инструктажи проведены и зафиксированы в журналах
  5. Наладьте воинский учёт — назначьте ответственного, проверьте документы
  6. Используйте чек-листы ГИТ — они опубликованы на сайте Роструда и показывают именно то, что проверяют инспекторы
Итог: кадровые ошибки обходятся дорого — штрафы суммируются и могут превысить 1 млн рублей за одну проверку. Если кадровый учёт вести некому — проще передать его на аутсорсинг. Это дешевле одного штрафа.

Контакты

Перезвоним в течение часа в рабочее время и ответим на все вопросы. Без навязывания.

Бесплатная консультация

Введите имя
Введите телефон